Im Scanzentrum wird es immer voller

Finanzamtsleiter Ulrich Lauterbach ist mittlerweile ein Routinier, wenn es darum geht, neue Kollegen zu begrüßen. Wohl kaum ein Chef eines bayerischen Finanzamts hat seine Behörde in den vergangenen Jahren derart vergrößert. „2010 hatten wir in Wunsiedel und der Außenstelle Selb 60 Mitarbeiter, heute sind wir inklusive unserer 17 Auszubildenden 355. Allein dieses Jahr sind 120 neue hinzugekommen.“

6,5 Millionen Dokumente in zwei Jahren

Notwendig macht den Personalaufbau die oben beschriebene Digitalisierung der Grundsteuerbescheide. Da die Aufgabe 2024 endet, erhalten die künftigen Scan-Kräfte befristete Verträge. Lauterbach wollte den Neuen nicht versprechen, dass sie anschließend weiterbeschäftigt werden, allerdings ist er guter Hoffnung. Zumindest für einen Teil werde es sicherlich weiter Arbeit geben.

Noch liegen in den Amtsstuben im Freistaat genügend Akten in Papierform. Irgendwann werden diese sicherlich digitalisiert – und schon kommt Wunsiedel ins Spiel.

Mit der Zeit erarbeitet sich die kleine Fichtelgebirgsstadt einen weiteren guten Ruf, der in ganz Deutschland vernommen wird. Nach der Festspielstadt und der mittlerweile weltweit beachteten Energiestadt mausert sich Wunsiedel zur Digitalisierungsstadt. Die Verantwortlichen im Finanzamt haben hierfür ein Know-how erarbeitet, das seinesgleichen sucht. „Es ist ja nicht so, dass unsere Mitarbeiter nur auf ein Knöpfchen drücken und ein Dokument ablichten. Mit unserer Kompetenz im rechtssicheren Scannen besitzen wir ein echtes Alleinstellungsmerkmal“, sagt Lauterbach.

Papierlose Behörden

So umfasst das eigentliche Scannen lediglich vier Prozent der Arbeitszeit. Weit mehr Bedeutung im Alltag haben die Vorbereitung und vor allem die Dokumentation. Etwa eineinhalb Jahre Arbeit haben die Experten investiert, um den Behörden eine einmalige Dienstleistung anbieten zu können. „Dies ist ein hochkomplexer Prozess. Unsere Arbeitsunterlagen, die jeden notwendigen Handgriff beschreiben, sind um die 1500 Seiten dick.“

Wenn in Wunsiedel ein Papierdokument rechtssicher digitalisiert worden ist, kann dieses datenschutzkonform vernichtet werden. Bislang musste der papierene Akt aufgehoben werden. Lauterbach: „Das spart in der Registratur enorme Kapazitäten und erleichtert die Arbeit.“

Lauterbach und seine Kollegen können sich noch etliche Projekte vorstellen. „Wir haben einiges in der Pipeline und versuchen, weitere Aufträge zu generieren“, versprach der Amtsleiter den neuen Mitarbeitern.

Wo nur die Räume hernehmen?

Ein Problem gibt es allerdings: Die Behörde stößt an ihre Grenzen. Auch die Räume in der großen, ehemaligen Sparkassen-Hauptstelle in der Karl-Sand-Straße reichen nicht mehr aus. Ein Teil der Mitarbeiter weicht daher vorerst in das ehemalige Hotel „Wunsiedler Hof“ aus, das dem Landkreis gehört. Eine Dauerbleibe wird dies allerdings nicht sein, da der Landkreis die Räume eines Tages anderweitig nutzen will. Der Wunsiedler Bürgermeister Nicolas Lahovnik versprach allerdings bereits, die Finanzbehörde zu unterstützen, sollten neue Räume im Stadtgebiet benötigt werden.

In den Verlautbarungen des Finanzministeriums wird das Scanzentrum in Wunsiedel stets als das Herz der Digitalisierung oder das Flaggschiff der Finanzverwaltung bezeichnet. Seit einigen Jahren scannen die Mitarbeiter Einkommenssteuererklärungen, nicht nur für die 76 bayerischen Finanzämter, sondern auch für ein gutes Dutzend in Thüringen und 24 in Rheinland-Pfalz .

Libero fürs Scannen

Doch was hat es mit dem oben genannten Scanlibero auf sich? Lauterbach: „Ganz einfach, es ist eine Fachkraft, die sowohl steuerrechtlich als auch technisch versiert ist. Damit kann sie rechtliche Fragen der Scankräfte, die meist keine Steuerkenntnisse besitzen, ad hoc beantworten. Ebenso kann sie den eigentlichen Finanzamtsmitarbeitern die technisch geprägten Abläufe der Scanarbeit nahebringen.“