Die Stadtverwaltung arbeitet an mehr Bürgernähe und an besseren internen Abläufen. Erster Schritt dafür: In der nächsten Woche werden Bürger, die ins Rathaus gehen, nach ihren Erfahrungen, nach Dauer und Zweck ihres Besuchs befragt. Das Projekt soll die Verwaltung völlig neu aufstellen. Und vor allem: Behördengänge sollen kürzer und einfacher werden.
Der Glücksfall: Im Sommer vergangenen Jahres hat der Energieriese Eon die Schlossgalerie zum Kauf angeboten. Und die Stadt schlug zu. Damit hat die Verwaltung ein Ersatzgebäude für das völlig marode Rathaus II an der Dr.-Franz-Straße. Seitdem hat das Projekt Fahrt aufgenommen. Die Schlossgalerie bietet 4500 Quadratmeter Nutzfläche.
Die Partner: Die Stadt greift beim Umbau der Verwaltung auf Bayreuther Experten zurück. Die Fraunhofer-Projektgruppe Prozessinnovation unter Leitung von Prof. Rolf Steinhilper hat Erfahrung. Vor allem beim Verbessern von Prozessen in Firmen, aber auch in Verwaltungen. Das Klinikum Bayreuth steht unter anderem auf der Referenzliste der Fraunhofer-Gruppe. Sechs Mitarbeiter, sagt Steinhilper, werden in den nächsten Wochen in der Stadtverwaltung genau hinschauen.
Das Ziel: Ein einfacher Umzug des Rathauses II in die Schlossgalerie wäre zu kurz gesprungen, sagt Steinhilper. Es geht um die Abläufe in der Verwaltung, die sollen schneller und schlanker werden. Für die Bayreuther heißt das konkret: In der Schlossgalerie wird ein Bürgerbüro entstehen, in dem sie möglichst viele ihrer Anliegen an einer Stelle loswerden können. Geht es nach BG-Stadträtin Christine Düreth-Trat (BG) würde das An- und Abmelden von Kraftfahrzeugen nicht dazu gehören. Sie schlägt in einem Antrag vor, die beiden Zulassungsstellen von Stadt und Landkreis zusammenzulegen. Weil bereits jetzt Bürger aus dem Landkreis auch die städtische und Bürger aus der Stadt auch die Zulassungsstelle des Landkreises nutzen können.
Für die Verwaltung, die etwa 1300 Mitarbeiter beschäftigt, heißt das: Die Wege zwischen den Dienststellen, die miteinander zu tun haben, sollen kürzer werden. "Es gibt eine Vielzahl von Bezügen und wechselseitigen Abhängigkeiten", sagt Steinhilper. "Die spielen wir jetzt alle durch und ordnen sie neu." Aktuell verfügt die Stadtverwaltung über die Standorte im Neuen Rathaus am Luitpoldplatz und im Rathaus II an der Dr. Franz-Straße. Dazu kommen nach Angaben von Stadtsprecher Joachim Oppold ausgelagerte Dienststellen, wie etwa die Wirtschaftsförderung, die städtischen Museen, das Stadtgartenamt, das RW21, die Musikschule oder der Stadtbauhof.
Die Methode: "Eigentlich ganz einfach", sagt Steinhilper. "Wir schauen uns die Besucherströme in der Verwaltung an, wir messen also die Frequenz." Und die Projektgruppe erfasst, welche Dienststellen auf welche Weise und in welcher Intensität mit anderen kommuniziert und zusammenarbeitet. "Und dann machen wir die Wege möglichst kurz." Dafür gibt es Computerprogramme, aber die können nicht alles. "Wir werden uns intensiv damit beschäftigen."
Der Zeitplan: Organisation fällt in die Zuständigkeit von Stadtdirektor Ulrich Pfeifer. Er sagt: Von Montag, 4., bis Mittwoch, 6. Juli, werden Mitarbeiter der Projektgruppe Bürgern im und vor dem Rathaus Fragen stellen: Warum waren sie hier? Wie lange hat es gedauert, bis sie ihr dran waren? Ab Donnerstag nächster Woche schauen sich die Prozess-Experten in den Dienststellen um. Tragen zusammen, was dort erledigt wird, wie die Kommunikation und die Zusammenarbeit ablaufen. "Das ergänzt unsere eigenen Analysen zum Raumbedarf und zur künftigen Raumbelegung", sagt Pfeifer. Nach der Sommerpause sollen alle notwendigen Daten vorliegen. Und bis dahin sollen auch alle Fraktionen einen Vertreter benannt haben, der in der Projektgruppe mitarbeitet. Denn: "Grundsätzlich strebt die Stadt eine zügige Umsetzung des Projektes an, zumal der bauliche Zustand des Rathauses II ja nicht besser wird", sagt Stadtsprecher Oppold. Letztlich sei es aber Sache des Stadtrats, bei den nächsten Haushaltsberatungen darüber zu entscheiden, wann die Umbauarbeiten angegangen werden.
Die Kosten: Was die Umbauarbeiten kosten werden, lässt sich erst sagen, wenn das Konzept für eine Neurodnung steht. Was sie schon sagen lässt: Das Budget für die Vorarbeiten und Erhebungen, Analysen und Auswertungen liegt bei knapp unter 100.000 Euro. Die Leistungen, die die Stadt selbst erbringt, sind in diese Summe nicht eingerechnet.
